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遼寧分公司: 堅定走好檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展之路
來源:遼寧分公司
作者:齊跡
日期:2025-03-26

2025年,遼寧分公司及所屬10家三級企業(yè)數(shù)字檔案館建設工作,一次性通過集團公司首批試點驗收,開啟了數(shù)字化檔案管理工作新征程。

“做就要做到最好!”這是該公司啟動數(shù)字化檔案館建設之初的堅定決心。為積極響應集團公司數(shù)字檔案館建設推廣要求,遼寧分公司特別在黨委會上對該項工作進行了專題研究部署,通過對習近平總書記關(guān)于檔案工作重要批示精神的深入學習,明確了必須按照高標準、嚴要求、全覆蓋原則,要求所屬10家三級企業(yè)全面啟動數(shù)字檔案館建設進程,并主動申請成為集團公司系統(tǒng)內(nèi)部首批試點單位,開啟了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的全新篇章。

由于當時系統(tǒng)內(nèi)部沒有成熟創(chuàng)建案例,為盡快推動此項工作步入正軌,遼寧分公司專門成立了以班子成員為組長的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作領導小組,多次召開專題會議、開展檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的“頭腦風暴”,有針對性的解決工作推進過程中的瓶頸問題。

在OA系統(tǒng)文件首次接入集團公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)時,曾反復出現(xiàn)文件有修改痕跡的BUG,整個創(chuàng)建團隊實驗了很多種辦法,都沒能解決。有人建議,干脆放棄這部分數(shù)字化操作,改為人工,只要數(shù)字化率達標,也能起到瑕不掩瑜的效果;也有人認為,只看數(shù)字化率,有違高標準、嚴要求的創(chuàng)建初衷。為解決這一兩難問題,該公司領導迅速帶領創(chuàng)建團隊骨干成員召開專題會議,經(jīng)過一番激烈研討,制定了“兵分兩路、區(qū)塊包保”的解決方案,一部分人保持大進度推進,一部分人專注這一瓶頸問題的解決……經(jīng)過上下聯(lián)動的緊密配合,該公司終于將難關(guān)徹底攻克,整體創(chuàng)建進度不減反增,為同類問題解決提供了寶貴的借鑒經(jīng)驗。“在整個數(shù)字檔案館的建設過程中,類似問題其實還有很多,如今初步建成的數(shù)字檔案館真的凝聚了太多遼寧分公司系統(tǒng)干部職工的汗水與力量。”該公司檔案管理工作人員孫婷婷回憶說。

歷時兩年時間的建設、完善與不斷優(yōu)化,歷經(jīng)多節(jié)點反復糾錯與多階段持續(xù)攻關(guān),截至2025年1月,遼寧分公司整體數(shù)字化率均達到80%以上,該公司本部更是實現(xiàn)了數(shù)字化率99%以上,各企業(yè)結(jié)合實際情況分別建立了相應的專題庫數(shù)據(jù),數(shù)字檔案館運行良好,檔案利用效率逐步提升,完成了由傳統(tǒng)檔案管理模式向以價值為導向的檔案知識管理模式的轉(zhuǎn)變,初步達到了數(shù)字檔案館建設“更好服務生產(chǎn)經(jīng)營工作”的目的。

“多年來,遼寧分公司的檔案管理工作始終名列集團公司系統(tǒng)前列。近年在集團公司年度檔案對標中連續(xù)3年獲得A級,目前的數(shù)字檔案館建設試點工作中,更是進度領先、亮點突出,為集團公司系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展積累了寶貴經(jīng)驗?!睉{借建設完整度和內(nèi)容精細度,遼寧分公司成為集團公司首家線下驗收單位。該公司在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面做出的積極努力以及取得的實質(zhì)性成果,得到集團公司驗收組的充分肯定。

該公司建成后的數(shù)字檔案館,可實現(xiàn)檔案收集、整理、存儲、利用等全程的數(shù)字化操作,最大程度減少人工干預,更有利于檔案長期保存的真實性、可讀性和可持續(xù)性;可與辦公自動化系統(tǒng)及各類業(yè)務系統(tǒng)無縫對接,打破時空限制,使不同部門、不同地區(qū)的人員能夠方便地查閱所需檔案,促進信息流通和資源共享,提高檔案的利用價值;嚴格的權(quán)限管理和安全防護機制,能夠保障檔案信息不被非法訪問、篡改或丟失,檔案的保密性、完整性和可用性更強;系統(tǒng)加裝的先進索引和搜索算法,能夠快速準確地找到所需檔案信息,并能夠以直觀的圖表等形式呈現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分析結(jié)果,大大提高檔案利用效率,達到了通過安全、科學的檔案管理工作為企業(yè)決策提供有力支持的目的,具有良好的可借鑒作用和可推廣價值。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展任重道遠。遼寧分公司將持續(xù)增強檔案管理意識,不斷升級、拓展現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),拓展檔案存儲的精度、廣度和深度,通過科技加持,探索“檔案+AI”賦能的檔案管理新路徑,為建設區(qū)域一流綜合智慧能源企業(yè)貢獻力量。

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